2009年9月至2012年12月,虞森林担任了正方交建嘉绍跨江通道南岸接线第一合同段项目经理。三年来,该合作项目取得了一系列令人寡目相看的成绩:2010、2011年连续两年荣获省交通运输厅授予的“全省高速公路标准化建设工程优秀项目部”、囊括了嘉绍全线劳动立功竞赛11连冠,个人也被嘉绍跨江大桥桥工程建设指挥部授予2010、2011年度建桥功臣称号。之前,他同样在德清练杭七标合作项目创造了一系列优秀的成绩,在这些成绩的背后,我们看到了他很多的与众不同之处。
针对当下交建公司众多合作项目管理现状,本报特邀请他从合作项目经理的角度出发,从6个方面谈了合作项目的管理体会,及7个方面的建议。
关于体会
1.自身定位
合作项目和自营项目的运作性质决定了项目经理的自身定位有别于自营项目。合作项目的项目经理更要注重管理艺术,自身定位务必要恰当,即把握好“度”是关键。哪些事该管,哪些事宜管,哪些事该插手,哪些事宜过问,哪些话该说等等,做到既不能事必躬亲,又不能放任不管。只要心里有了这杆秤,才能有效的把握这个“度”,只要把握了这个“度”,项目管理也就理顺了一半。
虞森林认为主要应把握以下要点:(1)抓大放小。“抓大”即把控项目大局,“大局”即项目的进度、质量、安全、形象、效益、项目资金以及内外和谐(内:指项目部内部、项目部与公司、项目部与合作方单位或合作人;外:指项目部与指挥部、监理办、当地政府、村民等);“放小”即放手项目上无碍大局的一切事宜。这些事不仅不宜过问,更不宜去管。(2)努力创造条件给“常务”,搭建好施展的平台,营造和谐气氛。切忌与其争权拆台,因为合作项目的特殊性决定了有很多权力不属于我们项目经理,而属于“常务”。(3)学其长,补其短。任何人都有着长短处的一面,我们的“常务”也不会例外。这里值得一提的是,在应酬招待问题上务必要请“常务”一同前往,若其无法前往务必要事先告知。(4)与指挥部、监理办要勤沟通勤交流,在获取信息的同时及时给“常务”反馈。(5)事先宜做学生不宜做先生。项目管理上的事若“常务”不主动找我们商量,我们宜当学生,听其言观其行,尊重和相信合作方的管理模式,若“常务”主动找我们商量,则要把我们的观点建议毫无保留的与其切磋,当好参谋的角色,切忌不顾对方的感受指手画脚,强迫合作方无条件的接受。
2.和谐相处
我们在项目目标上更多的着重于形象和信誉,而合作方则着重于效益,追求效益可以说是合作方的核心目标,因而在项目投入问题上往往会成为双方冲突的焦点,若处理不当很容易引起双方的对立局面,甚至使整个项目产生管理混乱而无法正常运作,给业主和社会造成不良影响,继而损坏公司的形象和信誉。俗话说,家和万事兴,我们的合作项目就是一个你情我愿临时组建的大家庭,只有本着相互理解、相互包容,多多沟通交流形成一个良好的和谐氛围,才能有效统一思想,才能形成心往一处想,力往一处使的良好循环局面,最终才有可能使合作双方取得良好形象、良好信誉和良好效益的双赢局面。
虞森林认为合作方在项目投入问题上存在着三种可能性:一是合作方会根据招标要求和投标承诺主动投入,二是我们要求合作方投入而投入,属被动投入,三是我们要求合作方投入而其不肯投入。大凡素质好的合作方会选择前两者,只有在合作方素质差,双方相处不和谐的情况下才会发生后者的情形。同样一件事,“我要做”和“要我做”其效果会大相径庭,显然,在合作方对项目投入问题上存在的三种可能性中我们要努力争取前者。如何来争取前者呢?我们双方建立起一种相互信任、相互帮助、增进友谊且相处和谐的良好合作关系是唯一途径。首先,我们要把合作项目当成是自营项目来对待,设身处地的想合作方之所想,急合作方之所急,以实际行动帮其出谋划策来提高工作效率,帮其开源节流来提高经济效益,充分表现出我们项目经理顾全大局的高姿态和高觉悟,让合作方在内心深处自然的接受我们认可我们,成为相互依存的真正朋友。这样,合作方自然会把我们的事当成自己的事来做。
3.树立威望
树立威望,是提高项目管理效率和提升项目管理执行力的基础。执行力,归根结底就是项目与项目之间管理的核心竞争力。如何树立威望?虞森林认为要把握以下要点:(1)以能力服众,切实解决项目中存在的难点重点问题,例如,一些技术、协调沟通及管理上的难点问题等等,让员工感到我们是项目上不可或缺的主心骨,实现从体现自身价值中树立起威望。(2)要有人格魅力。项目经理应该要成为项目中员工的典范,在工作上,我们要身先垂范,兢兢业业;在意识上,要切实关心员工的生活,了解员工的思想,为员工解决实际困难,在生活上切忌搞特殊化。细微之处见精神,如我们在食堂主动排队打饭这么一个细小的举动都会对员工产生无形的影响,尤其是要求员工做到的,自己首先要做到,努力为项目营造一个风气良好的工作氛围,为员工搭建一个公平竞争的施展舞台。(3)言必行,行必果,以诚取人。
4.前瞻性
项目经理既是项目的决策者又是项目的管理者,犹如一个企业的董事长兼总经理,既要管明天也要管今天。在这里我想起徐董说过一句话,成功是因为你看清了人家看不清的东西,失败是因为你看不到别人已看清的东西。虽然,我们要做到看清人家看不清的东西很难,但是,我们项目经理能树立看明天想明天的意识就是一个步入成功的开始。多年的工作经验让虞森林有了一个很深的体会,什么时候忽视工作的前瞻性,问题就会马上找上门来,而且有时会接踵而来。事实证明,我们项目经理能养成前瞻思维的习惯,且不说给项目运作带来便利,还能使自己避免很多烦心事。
每个项目自开工以后,根据项目的实际,很多事是可以预见的,而且介入越深可预见的事就越多,只要有预见,才会有防备,只要有防备,才会防患于未然,避免事后消防。如嘉绍跨江通道南岸接线第一合同段开工六个月后,应要求三公里主线要由原来的路基改为高架桥,且工期不变,据测算工程量净增1.2亿的变更事件。就是因为所采取的两手准备是完全正确和非常及时的,为事后的合同谈判和如期完工奠定了基础,使原先指挥部最担忧会拖后腿的标段反而率先在全线最早完成了主体工程,赢得了各级领导和同行的赞许。
5.注重沟通
沟通工作是项目管理一个至关重要的环节,有时对项目的成败荣誉起着决定性的作用。虞森林认为,在与对方沟通前应事先了解一些对方的情况,做到心中有数,尤其是要大致明白对方最关注的是什么?对方需要你说些什么?要言简意赅,紧紧围绕对方所关注的脉搏切中要害。与领导沟通,最好能选择在做好本职工作的情况下择机切入。与下属沟通,要做到平易近人,营造宽松的氛围。正确把握沟通环节是确保和谐氛围的关键。值得一提的是,切忌忽略沟通交流工作而一味想通过招待送礼的方式来建立友谊,这是个误区,招待送礼只能一时取悦对方,不会增进友谊和感情,即使有效果也是虚伪和脆弱的,人与人之间真正的友谊和感情是建立在充分沟通交流的基础上形成共鸣的结果。因此,注重招待送礼的做法不仅破费,某种程度上还会引起对方的轻视,同时还会承担由此产生的廉政风险。就是从防范自身风险的角度出发,我们应牢固树立沟通为主,招待为辅的策略。
6.低调做人
在2009年底的股东大会上,徐董指出了他的“五个忧”,其中第三个“忧”是“顺境”之忧。我们每个项目经理应该都经历过顺境和逆境的阶段,因此我们不应该有逆境时的自卑,也不应该有顺境时的自傲,尤其是在收获了众多荣耀的情况下更不能沾沾自喜,而应居安思危,否则就是个失败的前兆。我们不论走到哪里,不论曾有过多少荣耀,谦虚不能丢,多年的工作经验告诉自己,保持谦虚和低调,于项目于自己都会收获意想不到的效果。
关于建议
①合作项目的报价应就高不就低,不追求合作项目的数量,注重合作项目的质量。
②合作项目的前瞻性思维,从合作方的实际情况出发,在开标前应做好中标准备并与合作方谈妥有关事宜,开标前谈主动,中标后谈被动。
③拓展与单位合作的空间,尽量避免与个人合作,严禁与不知底细的个人合作,因为在利益面前,原来诚信的合作人也容易变成不诚信。
④在合作协议中应明确未按期交纳的管理费应视为借款,并明确借款利率,同时应明确材料调差部分视为工程量交纳管理费,项目奖金合作方应承担税费等。
⑤严肃投标时参建人员的物色工作,最大限度的减少或避免中标后因人员变更带来的罚款损失。
⑥借鉴大舜公司的成功管理模式,培养自有施工队伍,确保政令畅通提高工作效率。
⑦吸取连续两年单A的教训,不断完善制度建设,增强制度的执行力和透明度,维护制度的严肃性,奖惩分明。
(虞森林)